福岡県議会の海外活動における契約手続きに関するQ&A

Q-1. 競争入札ではなく、随意契約を行っていた理由は？

A-1. 地方公共団体の契約は、入札で行うことが原則ですが、海外活動における添乗業務については、現地での変更対応等が生じる場合も多く、これに的確に対応する必要があること、通訳者についても今後の協力内容等について相手先となる議会や知事等と正確に意思疎通を図る必要があること等から、経験豊富な添乗員や通訳者の手配が必要となります。
　しかし、競争入札では手配される添乗員、通訳者の能力の評価が十分に行えないこと、旅行業者の現地サポート能力についても十分な評価が行えないこと、委託業務の仕様が直前まで確定しないため、手続きに時間を要する競争入札を行うことが困難であったこと等から、実績のある複数の旅行業者から見積もりを取り、契約相手先を決定する随意契約を行ってきたものです。
 

Q-2. なぜ、議会の海外活動の委託契約を少額の随意契約で行い、その後、大幅に増額する変更契約を行っていたのか？

A-2. 本県議会の海外活動は、訪問国・地域の政府や議会等の要人との面会を要する「地域間外交」や国際機関・企業等のトップレベルの方との意見交換を含む「海外調査活動」が柱となっています。これらの機関との面会日時についてはぎりぎりまで確定しないことが多いため、旅行業者に委託する現地での移動手段、通訳者、ガイド等の手配の仕様もぎりぎりまで確定できないことになります。
　一方、参加者の航空券、宿泊先等は、確実に確保し、できる限り費用を低減するためには、早期に手配を行う必要があります。しかし、業務効率や行程管理上の観点からは、委託業務と航空券、宿泊先等の手配は同一の旅行業者に行ってもらうことが合理的です。
　このため、契約事務を所管する議会事務局では、航空券、宿泊先の確保に早期に着手してもらうため、当初の委託契約では、仕様が確定していないものは除外し、必ず必要となる添乗業務等に限定して委託契約を締結し、あわせて航空券、宿泊先等の手配を行ってもらい、その後、現地移動手段、通訳者、現地ガイド等の仕様が確定した時点で変更契約を締結する方法を採用してきたものです。
 

Q-3. 今後、競争入札を行うとのことだが、これまでの説明と食い違うのではないか？

A-3. 監査委員より、海外活動における委託契約について、「海外出張に係る委託料について、過去の実績や見積り等を考慮して作成された予算上の積算があるにもかかわらず、予算額を大きく下回る額で予定価格を定め、随意契約を行った後に業者と増額変更契約を行っており、適切な予定価格の設定がされていなかった。」との注意を受けたこと。
　また、県の海外活動に関する契約手続きについては、「原則として、競争入札とする。」との総務部長通知が発出されたことから、これまでの取り扱いを見直すこととしたものです。
　具体的には、契約にあたり、これまでの実績や予算上の積算をもとに詳細な仕様と予定価格を定め、適切と思われる旅行業者を指名委員会において原則5者以上を指名して、指名競争入札による契約手続きを行うこととします。
　また、今後の海外活動において、添乗業務、通訳業務等に不十分な点があれば、仕様を見直すことにより、改善に努めてまいります。
 

Q-4. 宿泊費は基準額に収まっているのか？

A-4. 県議会議員の海外活動における旅費の支給については、国家公務員等の旅費に関する法律（以下「旅費法」という。）及び国家公務員等の旅費支給規程等を準用することになっており、宿泊費についてはその基準額が国・地域別に定められています。
　しかし、この額の範囲内ではセキュリティや用務先との利便性などの宿泊先に求められる要件を満たすホテルが確保できない場合は、制度上、人事課に協議して定める宿泊費を支給することが認められています。
　今般の記者会見で、議長が「基準内で対応しています」と述べたのは、この人事課との協議により認められていることを含め、関係規定に即してホテルを選択しているとの趣旨です。

 

福岡県議会事務局総務課長